Om deze blog goed te begrijpen is kennis van projectmanagement volgens een projectaanpak en basiskennis van de drijfverentheorie van Graves een pré. Het weten van de persoonlijke drijfveren van het gehele projectmanagementteam helpt de projectmanager bij het opstarten, initiëren, uitvoeren en afsluiten van een project. Omdat ieder deel van het project andere competenties en drijfveren vraagt, kan vooraf een project al in kaart worden gebracht wat voor het slagen ervan vereist is. Als we als projectmanager inzicht hebben in wie welke competenties en drives heeft, kunnen we als projectmanager ook beginnen om kansen en bedreigingen in kaart te brengen. Binnen projectmanagement is het duivelsvierkant een manier om dit inzichtelijk te krijgen. Hoe werkt het duivelsvierkant? Men kan dit zich voorstellen als een tafellaken waar aan elk van de hoeken een van de aspecten hangt. Wordt aan de ene hoek getrokken dan trekt dat de andere hoeken in bepaalde mate mee. Hoeken kunnen ook 'vast' zitten (fixed price, fixed date, etc.). Dit betekent dan dat het trekken aan een hoek meer gevolgen heeft voor de andere bepaalde hoek.
Om de verschillende aspecten van het duivelsvierkant te kunnen managen, worden er met de opdrachtgever van het project voor ieder van de aspecten toleranties afgesproken.Als er weinig tot geen tolerantie is op de kwaliteit en het geld, weten we als projectmanager dat we in ieder geval medewerkers nodig hebben die gestructureerd, nauwkeurig en gedisciplineerd aan de slag gaan (blauw). Maar belangrijker nog, een product wat volgens de specificaties dient te worden opgeleverd, dient wel vooraf grondig met de klant doordacht ( geel) en gecommit (groen) te zijn. Bovendien, als het aspect ‘tijd’ vaststaat en er zijn geen medewerkers met een dominant blauwe (structuur) of rode drive (directe actie), ligt er een groot risico dat het project mega gaat uitlopen. En last but not least waar het gaat om het aspect ‘scope’, zijn in de opstartfase rollen met voldoende oranje nodig om door onderhandelen flexibiliteit en prioriteit te creëren.Buiten het weten van de impact op aspecten van het duivelsvierkant, is het voor een projectmanager van cruciaal belang te weten wat hij of zij moet doen en laten om zijn kleurrijke team te laten presteren. Medewerkers met een groene drive bijvoorbeeld krijgen energie van het bij elkaar brengen van partijen en standpunten. Het behalen van consensus is iets wat zij van nature al doen. Dit betekent voor projectmanagers die zelf geen dominant groene drive hebben, dat zij de mogelijkheid hebben om gebruik te maken van de op dat moment beschikbare expertises. Wat betreft draagvlak creëren betekent dit wel, het kunnen beschikken over een behoorlijke dosis overtuigingskracht en assertiviteit naar de opdrachtgever toe (rood) wanneer iets snel dient te worden gerealiseerd. Zo we als projectmanager gebruik kunnen maken van projectmedewerkers met een groene drive, kunnen we natuurlijk eveneens gebruikmaken van projectmedewerkers met andere dominante drijfveren. Onoverkomelijk is dat dit het dilemma oproept van wie nu eigenlijk wat moet doen. De vraag is steeds: wie vind wat belangrijk en hoe gaan we daar mee om.
Daarmee dragen we namelijk echt bij tot waar het om gaat: kunnen doen wat je leuk vind en wat je energie geeft
Omdat er echt veel zinnigs te schrijven is over de drijfveren van Graves, richt ik mijn schrijven dan ook op de afzonderlijke waardensytemen. Voor degenen die meer willen weten over dit gedachtengoed: toets Clare Graves of Spiral Dynamics in op google en binnen korte tijd weet je aardig wat het globaal inhoud.
Deze blog gaat over de blauwe drijfveer. Maar, omdat over iedere drijfveer veel interessants te schrijven is, zullen in de toekomst ook de andere drijfveren aan bod komen.
Niet voor niets begin ik met 'waardering voor de blauwe drijfveer'. Voor degeen die nog niet het kleurenpalet automatisch koppelen aan specifieke waardensystemen; blauw staat voor systeem, afspraken, uniform, procedures en wordt in gedrag vaak herkend aan taakgericht, loyaliteit, discipline om af te maken, gericht op zekerheid en het handhaven van afspraken. En last but not least: mensen met een dominant blauwe drijfveer hebben een sterke behoefte aan waardering, maar vragen hier niet naar.
Als ik tijdens trainingen of workshops met mensen praat over de drijfveren, blijkt veel irritatie te liggen op de valkuil van de blauwe drijfveer. En die valkuil heet : bureaucratie! Volgens mij is bureaucratie in deze maatschappij onoverkomelijk. Ga maar na; in onze complexe samenleving waarin voortdurend veranderingen plaatsvinden, zijn systemen en procedures nodig om zaken te regelen. Maar omdat ontwikkelingen doorgaan, kan een procedure die vandaag gemaakt is, bij wijze van spreken, morgen al vele uitzonderingen kennen. Een medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de procedure, voert deze strikt uit zoals geïnstrueerd. Gewoon volgens de regels dus. Deze medewerker gaat niet over zinvol of onzinnig. Dat zijn degenen die het beleid en de daaruit voorkomende procedures hebben bedacht en gemaakt. Echter, situaties waarin de procedure leidt tot irritatie, worden direct geuit naar de persoon die de procedure uit voert. Deze persoon is dan 'de kop van jut', terwijl hij of zij vaak geen idee heeft van het beleid achter de procedure.
Hoe het nu iets makkelijker te maken voor deze medewerker en daardoor voor de klant?
Degenen die belast zijn met de uitvoering dienen geïnstrueerd te worden hoe om te gaan met lastige situaties. Zowel procedureel als in klantvriendelijkheid. Hier is dus een aandachtspunt voor beleids- en proceduremakers. Zij dienen degeen die met de uitvoering belast zijn regelmatig van informatie en instructie te voorzien over hoe om te gaan met lastige situaties. En omdat de medewerkers degenen zijn die belangrijke klantreacties waarnemen, dient juist naar hen geluisterd te worden! Uiteindelijk gaat erom dat kwaliteit geleverd wordt en dat kan alleen als de betreffende uitvoerende medewerkers betrokken, geinformeerd en van tijd tot tijd ook gewaardeerd worden!
En als we dat niet doen....dan verschijnt vanzelf het beeld van de paarse krokodil.....
